1. Inleiding

Er moeten een aantal dingen worden bedacht en ingericht voordat een nieuw Clang e-mail nieuwsbrief voor uw organisatieonderdeel in gebruik kan worden genomen. Een nieuwsbrief is een type e-mail met zijn eigen uiterlijk en soms eigen groep ontvangers. 1 organisatieonderdeel kan meerdere nieuwsbrieven hebben, bijvoorbeeld een nieuwsbrief voor de medewerkers en een nieuwsbrief voor de studenten.  Op deze pagina staan de variabelen vermeld welke per abonnement anders kunnen zijn. De rest van het proces en uiterlijk is centraal afgesproken, met als doel de uitingen binnen de organisatie goed op elkaar aan te laten sluiten.
 

2. Het proces

1. Feike Keur (F.Keur@uva.nl) geeft aan jou organisatieonderdeel aan dat Clang bij jullie geïmplementeerd gaat worden. Hij overziet de implementatieplanning. In sommige gevallen geschiet de aanvraag ook andersom. Vanuit het organisatieonderdeel is er de vraag om met Clang te gaan werken. Bij Feike Keur kan deze wens dan ingediend worden. Vervolgens zal hij de beslissing maken of deze wens gegrond is en vervolgens verwijzen naar deze pagina waar ook het intakeformulier op staan.
2. Jij denkt na/ overlegd intern over de vragen in punt 3 - 5 op deze pagina. Deze vragen dienen per e-mail abonnement apart te worden beantwoord. Wilt u dus een interne en een externe nieuwsbrief dan zal voor beide de lijst vragen moeten worden doorlopen (ookal is een deel van de antwoorden hetzelfde). Vul de antwoorden op de vragen in in de pdf welke aan deze pagina is toegevoegd: Aanvraag Clang E-mail abonnement UvA.pdf . Download dit formulier om hem vervolgens in te kunnen vullen.
3. De antwoorden op deze vragen stuurt u in een e-mail naar het support team van Intelligenz (support@intelligenz.nl). Daar zal de implementatie aan een projectmanager van Intelligenz worden gekoppeld en die zal de intake verder in behandeling nemen.
4. Intelligenz stuurt een urenschatting en voorstel voor de oplevering terug.
5. Indien je het met het voorstel eens bent stuur dan het akkoord op de offerte terug. 
6. Intelligenz zal Clang vervolgens gaan inrichten en/of het template plaatsen op basis van het doorgestuurde intakeformulier.
7. Een test e-mail met uw nieuwe template zal worden klaargezet. Je ontvangt vervolgens bericht van de projectmanager over de oplevering waarin o.a. inloggegevens zullen zitten en een korte introductie hoe de voorbeeld e-mail gevonden kan worden. Je kunt nu in de praktijk zien hoe het e-mail template eruit komt te zien en eventueel ook hoe de flow rondom de e-mail werkt (aan/afmeld formulieren).
8. Eventuele aanpassingen op deze test e-mail en de flow kun je vervolgens opsturen naar de projectmanager die aan het project is gekoppeld, hij/zij zal deze dan verwerken.
9. De definitieve e-mail en formulieren worden opgeleverd en zijn klaar voor gebruik.
   
   

3. Template uiterlijk

Deze keuzes hebben betrekking tot het uiterlijk van de e-mail.

3.1 Meta data

• Wat is de afzender naam? Voorbeeld: Domein Economie en Bedrijfskunde
• Wat is het afzender e-mail adres? Voorbeeld: redactie-feb@uva.nl
• Wat is het onderwerp van de e-mail? Deze kan per keer verschillen, maar Clang kan een vast deel van het onderwerp alvast voor u invullen. Voorbeeld: Nieuwsflits
• Wat is de taal van de inhoud van de nieuwsbrief? Voorbeeld: Engels

3.2 Header

• Welke UvA logo versie moet worden getoond, Engels of Nederlands? Voorbeeld: Nederlands
• Welke Bekijk online versie moet worden getoond, Engels of nederlands? Voorbeeld Nederlands
• Wat is de titel van de e-mail, de grote tekst in het rode vlak? Voorbeeld: Nieuwsflits
• Wat is de naam van de afdeling, de kleine tekst in het rode vlak? Voorbeeld: Faculteit der Rechtsgeleerdheid
• Welk beeld mag gebruikt worden? De afbeelding moet worden aangeleverd op 375px x 237px, of het liefst groter zodat deze op maat kan worden gemaakt.

3.3 Footer

• Welke tekst mag in de footer worden geplaatst? Hieronder vallen details van de afzender, colofon en eventueel tekst om jezelf af te kunnen melden. Het is mogelijk om in deze tekst links op te nemen naar pagina's of e-mail adressen. Voorbeeld: De redactienieuwsbrief is bedoeld voor alle webredacteuren die werken voor de externe website. Deze nieuwsflits wordt verstuurd naar mensen met rechten in Hippo CMS. De nieuwsbrief wordt verzorgd door team Online communicatie-online@uva.nl
• Welke social media verwijzingen mogen worden geplaatst? Elk van deze krijgt een icoon onder de footertekst welke verwijst naar het kanaal. Voorbeeld: Youtube (https://www.youtube.com/user/Onderzoekslab UvA) + Twitter (https://twitter.com/uva_amsterdam)

4. Blokvarianten

Zijn de beschikbare modulaire bouwblokken, blokvariaties, voldoende om jullie nieuwsbrief mee in te vullen?

Bekijk hier het overzicht van de blokvariaties

Als er een nieuw soort blokvariatie nodig is omschrijf deze dan zo duidelijk mogelijk. Sluit het liefst ook een voorbeeld bij van een dergelijke lay-out. Onthoud hierbij wel het modulaire karakter van de blokken. De afdeling communicatie beslist uiteindelijk of en hoe een blokvariant gebruikt mag worden. Op deze manier word de kwaliteit van de uitingen gegarandeerd.

5. Ontvangers / flows

Een belangrijk onderdeel van elk e-mail abonnement is de lijst ontvangers. Beantwoord de vragen die van toepassing zijn

5.1 Data verzamelen

Het is belangrijk om even stil te staan bij welke data er allemaal in Clang moet komen voor elke ontvanger. E-mail adres uiteraard, maar zijn daarnaast andere gegevens relevant om in te voeren / over te nemen uit bestaande systemen? Het advies is om alleen data in Clang te hebben staan die je in een van deze situaties kunt gebruiken om de e-mail te personaliseren.

• Wil je een persoonlijke aanhef kunnen maken, zo ja hoe bouwen we die op? Voorbeeld: Beste meneer De Jong, (nodig: geslacht, achternaam)
• Wil je verschillende sub-lijsten (segmentaties) ontvangers specificeren op basis van variabele? Voorbeeld: Ik wil iedereen van opleiding x apart kunnen benaderen (nodig: trajectcode)
• Wil je bepaalde content blokken (Conditionele blokken) kunnen laten zien op basis van variabele? Voorbeeld: Ik wil een nieuwsitem over recht alleen laten zien aan de medewerkers van dat domein (nodig: domein)
   

5.2 Automatische koppeling

• Komen er contactpersonen voor dit abonnement uit een centraal systeem? Voorbeeld: Alle ontvangers komen uit de centrale personeelsadministratie
• Hoe zijn deze contactpersonen te herkennen/selecteren binnen dit systeem? Denk hierbij aan verwijzingen als opleidingscodes, faculteitsnaam 'medewerker'/'student' Voorbeeld: Deze leden hebben bij 'affiliatie' waarde 'medewerker' en bij 'Domein' de waarde 'Economie en Bedrijfskunde'.

5.3 Periodieke eigen uploads

• Wil je de mogelijkheid hebben om zelf Excel bestanden met contactpersonen toe te kunnen voegen aan de ontvangers voor dit abonnement?
• Zal dit bestand periodiek enkel toevoegingen bevatten of ook updates van reeds geïmporteerde leden?

5.4 Ad hoc eigen mutaties

• Wil je handmatig in Clang aanpassingen kunnen maken in wie welke nieuwsbrief mag ontvangen?

5.5 Aanmeldformulier

• Moet het mogelijk worden voor geïnteresseerde op zichzelf via een webformulier aan te melden voor het abonnement?
• Wat wordt de titel van dit formulier? Voorbeeld: Aanmelden nieuwsbrief
• Welke tekst mag er tussen de titel en het formulier staan? Voorbeeld: Wilt u op de hoogte blijven van x? Dan kunt u zich hier aanmelden voor de digitale nieuwsbrief.
• Welke velden moeten zou je naast e-mail adres willen uitvragen in het formulier? (Meer dan vermeld in 5.1?) Voorbeeld: Ik wil de geboortedatum weten
• Welke tekst mag er op de bedankpagina getoond worden na het invullen van het formulier? Voorbeeld: Uw aanmelding voor [[Emailadres]] is verwerk. Binnenkort ontvangt u de eerste e-mail

5.6 Afmeldformulier

• Moet het mogelijk worden voor leden om zichzelf af te melden voor het abonnement?
• De afmeld bevestigingspagina. Vul hier in wat de tekst is die de afmelder krijgt te zien. Voorbeeld: Je afmelding is succesvol verwerkt.
• Wat gebeurt er als iemand zich afmeld vanuit dit abonnement? Wordt enkel dit abonnement beëindigd of ook andere (alle) abonnementen binnen het domein? Voorbeeld: Afmelders worden ook afgemeld voor de jaarlijkse update.