Exporteren gegevens uit Clang naar Excel

Owned by Oscar Hogervorst
Last updated: Apr 19, 2017 by Kevin Ruhe

Inhoud


1. Doel

Het exporteren van gegevens uit Clang kan meerdere doelen hebben. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een export te maken van e-mailgegevens zoals alle openers van de e-mail of alle klanten die geklikt hebben in de e-mail of eventuele gebouncede e-mailadressen. Daarnaast is het mogelijk om een verzendprofiel of groep met contactpersonen te exporteren. Dit laatste zal niet vaak voorkomen maar kan nuttig zijn mocht je een overzicht in Excel willen hebben van alle klanten die gemaild zijn in een bepaalde e-mail. Aangezien het exporteren van e-mailgegevens zoals bijvoorbeeld de opens van een verstuurde e-mail het meeste zal voorkomen zal de uitleg hieronder primair hierop gericht zijn. 


2. Stappen in beeld


Filmpje: Exporteren klantgegevens uit rapportage module

3. Stappen in woord

1.Log in op Clang.

    1. Indien van toepassing: blader naar het juiste brand.
    2. Klik in het linker menu onder Statistieken op 'Reports'/'Rapporten'. Wanneer deze menu-optie niet zichtbaar is heb je onvoldoende rechten om een export te kunnen maken. Neem contact op met je meerdere om dit te bespreken.
    3. Selecteer allereerst de e-mail waarvan je de e-mailgegevens wilt weten.
    4. Selecteer vervolgens linksbovenin het icoon 'Export customer data'/'Exporteer klantgegevens'.
    5. Er volgt nu een pop-up-scherm met een aantal mogelijkheden. Zo kun je alle geselecteerde in de e-mail exporteren of alle openers van de e-mail of de bouncers. Klik de optie naar wens.
    6. Klik 'volgende'/'next'.

2.Selecteer de velden die je wilt meenemen in de export.

    1. Onder 'Systeemveld' zie je een lijstje staan met mogelijke velden die je kunt mee exporteren. Hier staan gegevens zoals e-mailadres, voornaam, achternaam, geslacht etc. Veelal zul je alleen gegevens zoals e-mailadres en naam willen weten. Mocht je nou een export maken van alle bouncers van de e-mail zijn er nog een aantal specifieke velden die geselecteerd kunnen worden. Dit zijn de volgende velden: Bouncecount (hard) Bouncecount (soft) en Bounce reason. In het info vak hieronder staat een korte uitleg over hoe Clang omgaat met bounces.

      Clang zal bij de selectie van een e-mailadres zoals vanzelfsprekend proberen om een e-mail adres te mailen. Mocht het adres om wat voor reden ook niet bereikt te kunnen worden dan kan dit gelden als softbounce of hardbounce. In sommige gevallen zal Clang gelijk zien dat een e-mailadres nooit bereikt zal gaan worden (bijvoorbeeld wanneer het domein niet bestaat). In dit geval zal Clang het e-mailadres kenmerken als hardbounced. In het vervolg zal deze klant ook niet meer meegenomen worden in de verzending. In het geval van een softbounce betekent dit dat een klant tijdelijk niet bereikt kan worden, dit is bijvoorbeeld het geval als de e-mail inbox niet bereikt kan worden vanwege een te volle inbox. Clang kenmerkt in dit geval een softbounce en zal de klant volgende verzending weer proberen te mailen. Het exporteren van bovengenoemde velden Bouncecount (hard), Bouncecount (soft) en Bounce reason geeft een overzicht van het aantal harde bounces en softbounces alsmede de reden waarom een bounce is opgetreden.

    2. Het toevoegen van velden gaat door het achter het betreffende veld dat je wilt toevoegen op het pijltje >> (toevoegen) te klikken. Het toegevoegde systeemveld verdwijnt uit de linker lijst en wordt toegevoegd aan de rechter lijst. Clang wil graag dat je aangeeft welke database-velden uit zijn systeem gehaald moeten worden, zodat hij weet welke data geëxporteerd mag worden. Selecteer voor elke kolom onder 'System field' het goede veld. Een aantal gebruikelijke velden zijn:


        1. E-mail adres --> E-mail adres/E-mail address
        2. Geslacht --> Sekse/Gender
        3. Voornaam --> Voornaam, Firstname
        4. Tussenvoegsel --> Tussenvoegsel/Prefix
        5. Achternaam --> Achternaam.Surname

    2. Na het selecteren van de velden kun je middels de dropdown naast sterretje achter de geselecteerde velden een Clang plug-in toevoegen. Deze plug-ins helpen je om de inhoud van de systeemvelden aan te kunnen passen. Je kunt bijvoorbeeld een plug-in selecteren om de eerste letter van de voornaam om zetten naar een hoofdletter. Op deze manier kun je de output (het uiteindelijke bestand dat je in Excel te zien krijgt) alvast op een door jou gewenste manier vormgeven. Indien je dit wilt klik je op de gewenste plug-in en kiest vervolgens de eventueel volgende keuzeopties naar keuze. 

    3. Klik 'volgende'/'next'.

      Handeling 2b t/m 2c kunnen in sommige gevallen met behulp van lay-outs overgeslagen worden. Mocht je vaak dezelfde gegevens willen exporteren is het mogelijk om de velden die je wilt mee-exporteren op te slaan zodat je deze (relatief tijdrovende) klus kunt overslaan. Indien je dit wilt klik dan na het voor het eerst toevoegen van alle gewenste velden op de knop 'Save'. Vervolgens moet je de lay-out een naam geven en opslaan. In het vervolg kun je via de drop-down je eigen opgeslagen lay-out selecteren en laden

3. Selecteer het bestandsformaat csv. (default al geselecteerd).

    1. Klik 'volgende'/'next'.
    2. Voor de volgende stap kun je keuzes maken die betrekking hebben op de bestandsindeling. Je kunt ervoor kiezen om de ingestelde waarden aan te passen maar wij raden je aan de waarden zo te laten staan. 
    3. Klik 'volgende'/'next'.
    4. Maak de keus voor compressie. Je kunt hier bepalen of je het exportbestand wilt verkleinen voor een kleinere bestandsgrootte. Wij raden aan om geen compressie te gebruiken.
    5. Klik 'volgende'/'next'.

4. Opslaglocatie

    1. Bestandsnaam van de export: begin met export, dan de datum, dan een kenmerk van de data en als laatste je eigen naam, zodat wanneer de situatie er naar vraagt we weten wie we kunnen bereiken om eventueel uitleg te geven over de situatie 
      (bv: export_20150602_brandgroepiedereen_mijnnaam)
    2. Kies een map om in op te slaan: In de meeste gevallen zul je vanuit de basismap vervolgens naar de map 'Data' gaan. Indien er binnen de map 'Data' nog onderscheid gemaakt wordt tussen bijvoorbeeld verschillende opleidingsmappen dan kies je vervolgens de map van je betreffende opleiding/organisatieonderdeel. Dit is de plek waar de export opgeslagen zal worden en dus later eventueel ook terug te vinden is. 
    3. Zoek eerst de juiste map op en kies vervolgens 'Gebruik huidige map'/''.

5. Planning en download van het csv bestand

    1. Geef de export een omschrijving: deze naam mag precies dezelfde zijn als genoemd in stap 4a. Hoewel dit dubbel werk lijkt heeft dit een reden. De in stap 4a genoemde naam is de naam hoe het bestand zal heten en de naam in deze stap betreft de naam van de export zoals deze in het exportoverzicht zal worden genoemd. In sommige gevallen wil je dat deze verschillen van elkaar. 
    2. Geef eventueel met een vinkje aan dat er een mail naar een bepaald e-mailadres moet worden verstuurd wanneer de export klaar is (meestal niet wenselijk, tenzij het om hele grote aantallen gaat en de export langer kan duren).
    3. Klik 'volgende'/'next' en vervolgens op 'voltooien' waarna je naar de databeheer tab wordt geleid. Hier kun je middels het opslaan icoontje achter de export je csv file naar een map op je computer downloaden voor verdere bewerking.


6. Export openen in Excel

    1. Na stap 5c. zal het bestand openen in CSV formaat in Excel. Als je het bestand opent zul je zien dat alle gegevens in de eerste kolom (A) staan. Vol de volgende stappen om deze gegevens te verdelen in de juiste kolommen.
    2. Selecteer allereerst in zijn geheel kolom A. Dit kan door 1 keer te klikken op de letter A.
    3. Ga vervolgens naar de tab 'data'/'gegevens'. 
    4. Kies hier de optie 'text to columns'/'text naar kolommen'.
    5. Je krijgt een pop-up-scherm. Kies allereerst de optie 'delimited'/'gelimiteerd' en klik op next.
    6. Vervolgens kun je aangeven welk teken een kolom scheiding aangeeft. Automatisch staat tab aangevinkt, vink deze optie uit en kies (indien je bovenstaand alle stappen juist hebt gevolgd) voor de optie 'comma'/'komma'. Kies vervolgens next.
    7. Het laatste scherm hoeft niks aan gewijzigd te worden en kan dus gelijk doorgeklikt worden middels het klikken op 'finish'.
    8. Zoals je kunt zien zijn nu alle velden in de juiste kolommen geplaatst.

3. Export van groepen of profielen

Het exporteren van groepen of profielen kan in specifieke gevallen ook een mogelijk doel zijn. Dit proces werkt vrijwel identiek echter zijn er een aantal afwijkende stappen. Deze stappen worden hier uitgelegd.

  1. Ga naar datamanagement onder CRM en klik vervolgens bovenaan voor de optie: 'Export customer'/'Exporteer klanten'. 
  2. Het pop-up-scherm toont vervolgens een aantal mogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld een groep exporteren of een verzendprofiel. 
  3. Mocht je een groep willen exporteren kies je deze optie en ga je vervolgens in de boomstructuur waarin alle groepen staan de groep selecteren die je wilt exporteren. Let op, als er een + tekentje voor een groepsnaam staat vermeld betekent dit dat er nog subgroepen zijn. Middels het klikken van dit + teken kun je de subgroepen openen en eventueel selecteren. Mocht je een verzendprofiel willen selecteren kies dan deze optie. Je zult zien dat de mappenstructuur van Clang zal verschijnen. Zoek in deze mappenstructuur vervolgens het verzendprofiel op wat je wilt exporteren en selecteer deze. 
  4. Klik vervolgens op next. Vanaf hier verloopt de export hetzelfde als hierboven reeds beschreven vanaf stap 2.2.